溝通是人與人之間意識的流通,雖然每天都在進(jìn)行,但要做得好并不容易,因?yàn)闇贤ú涣妓斐傻哪Σ粱蚴?**,天天、處處可見。
職場里,我們與他人的溝通是否順暢、感覺是否愉快,直接影響我們在工作上的表現(xiàn)與成果。我們的人際關(guān)系,也要仰賴好的溝通技巧才能得以維系。
什么才是“好的溝通”
一個人必須具備強(qiáng)大的思考能力和清晰的表達(dá)邏輯,才能駕馭語言,精細(xì)地表達(dá)自己。
大家都喜歡“言之有物”的人,所謂“言之有物”,并不是指說話人夸夸其談,而是指一個人能以清晰易懂的方式傳達(dá)自己的豐富見解,同時還要使聽者能理解說話人想要傳達(dá)的內(nèi)容。
說的人說得清楚,講得明白,聽的人聽得懂沒誤解,如此才算完成了一個有效率的“溝通”。
簡單地說,“好的溝通”包含雙方經(jīng)過表達(dá)、傾聽、觀察、解讀、準(zhǔn)確分析信息并及時回饋意見。也就是說,“溝通”是雙方“動態(tài)傳遞與接收信息”的過程。
一個銅板打不響,溝通不順暢或是誤會,絕不是單方面造成的。溝通的雙方要共同承擔(dān)溝通結(jié)果及質(zhì)量是否**的責(zé)任。只有通過良性的互動,雙方才能爭取達(dá)成原定的溝通成果。
在職場上經(jīng)歷過的溝通挑戰(zhàn)或困擾,多數(shù)與內(nèi)部的同事和主管相關(guān),很大的原因來自與內(nèi)部人說話時,由于彼此較熟識,心神容易松散,有時會不自覺地跳脫邏輯**,忽略溝通的完整流程。
這一疏忽,忘了及時回饋,就可能**削減溝通的效果。在與外部人(例如客戶)溝通時,由于警覺度提高,溝通時反而會更關(guān)注自己表達(dá)的完整性。
職場上相當(dāng)常見的溝通困擾
記得剛?cè)肼殘鰰r,相當(dāng)常發(fā)生的溝通困擾,就是發(fā)現(xiàn)主管有了新想法,心里納悶兒:“先前根本沒說過要這樣安排?。 苯Y(jié)果主管點(diǎn)評:“沒有事情是主管沒說的,只有你沒問的?!?/p>
譬如,負(fù)責(zé)聯(lián)系一個商務(wù)餐會,客戶方有三人參加,但公司除了主管,會不會有其他同事同往,這應(yīng)該是主管告訴你還是由你主動發(fā)問?主管事務(wù)繁忙,當(dāng)然是你應(yīng)該設(shè)想,并且提問確認(rèn)。
后來做了幾年事,有了些經(jīng)驗(yàn),開始懂得把意見與主管再核實(shí)一下。偶爾有些疏忽,主管點(diǎn)評:“沒有事情是主管聽錯或理解錯的,只有你沒說清楚的?!?/p>
譬如,負(fù)責(zé)完成一件招標(biāo)說明書,其中有些法規(guī)風(fēng)險,需要內(nèi)部先行確認(rèn)。結(jié)果,主管給客戶匯報時,才驚覺自己忘記和公司法務(wù)同人先確認(rèn)。你說這是誰的責(zé)任?是主管忘了提醒你,還是你認(rèn)為主管能頂住客戶的提問,不關(guān)你的事?
跟主管有不錯的默契了,以為自己可以掌握主管對事情發(fā)展風(fēng)向的判斷。結(jié)果主管說:“沒有事情是你可以自己以為的,只有你忘記確認(rèn)的?!?/p>
情境是主管對某一家客戶的態(tài)度不友善,說過不想與他們做生意,于是你就不再跟進(jìn)了解這家客戶的商機(jī)潛力。
有如今,主管聽說這家客戶被競爭對手搶到大訂單,你卻說:“我以為我們不跟他做生意呢!”你說誰對呢?是你自己推論主管的一句閑話,還是你沒把一家大的潛力客戶在市場的活動信息及時提供給主管,以便調(diào)整更好的商業(yè)決策呢?即使你有一定的把握,多問一句總無妨,對吧?
即便認(rèn)為主管不會調(diào)整意見,但在已知市場有重要資訊改變的時候,應(yīng)該向主管匯報。
掌握溝通原則,走完溝通流程
透過這幾個例子,大家應(yīng)當(dāng)明白作為部屬與主管溝通,不是件容易的事。這些情境都是職場經(jīng)常發(fā)生的,其原因主要是我們與對方相對熟悉,讓我們很容易忽略或是簡化了“溝通”的細(xì)致步驟。
所以,要盡量依照“溝通”的完整流程走,才可以減少各說各話、各做各的、糊涂錯聽、誤解不休,甚至心口不一的諸般情境。
由此得到幾個職場上溝通的原則:
(1)反復(fù)校準(zhǔn),確保信息的真實(shí)意義能夠精細(xì)傳達(dá)
說的人不僅要說清楚,還要詢問對方是不是聽得清楚。聽的人不僅要仔細(xì)聽,也要確認(rèn)自己聽的與說的人的本意是否相同。這道程序不能省,也不要擔(dān)心對方嫌你麻煩。
(2)不要隨便臆測
公事上,在還沒認(rèn)知事情全貌之前,不要隨便推論臆測,或是過早下判斷,避免誤己、誤人、誤公事!這是初入職場的人士容易犯的毛病。在查證一件事情的過程中,不要隨便聽到某人的說話就當(dāng)作是自己的判斷。
心中只要出現(xiàn)疑問,就應(yīng)該反復(fù)查證,或者向主管提出疑點(diǎn)。部屬的工作是幫助主管做出相當(dāng)好的決策,不是誤導(dǎo)主管的判斷,就算沒有惡意,也要謹(jǐn)慎。
(3)向主管報告或與同事討論時,相當(dāng)好專注在描述自己所知的事實(shí)上
即使對特定內(nèi)容有自己的觀點(diǎn),也建議等到主管問起任務(wù)相關(guān)信息時,再闡述個人觀點(diǎn),避免任性發(fā)揮議題外的個人意見。我剛?cè)肼殘鰰r,曾因急于表現(xiàn),把查知的事實(shí)與自己的論點(diǎn)攪和在一起,匯報給主管與同人,在溝通中也未清楚說明,以致團(tuán)隊信息傳遞時造成混亂。
正確的做法,是把“已知事實(shí)”與“個人意見”分開表述,才能清晰論理,供主管參考以做出質(zhì)量判斷。
舉個例子,主管聽說辦公室里有同事爭論,問你發(fā)生什么事。此時,你的主要任務(wù)是描述事情發(fā)生的經(jīng)過,不要輕易亂下評論,因?yàn)槟悴皇钱?dāng)事人,不容易從表面的情境中,探查當(dāng)事人溝通問題的癥結(jié)是什么。
溝通中錯的機(jī)會實(shí)在太多,當(dāng)事人就是因?yàn)殡p方搞不清楚才會起爭執(zhí),局外人若真想幫助厘清,得先花點(diǎn)時間讓大家冷靜下來,然后好好循著溝通的流程走一遭。
等到事情都清楚,或許大家的氣也就消了!你作為旁觀者,須注意不要添亂,不然很容易成為辦公室里的“是非人”,那就違背初衷了。
“關(guān)系角度”與“內(nèi)容角度”會影響溝通結(jié)果
所有溝通時傳遞的信息都蘊(yùn)含說話人的“關(guān)系角度”與“內(nèi)容角度”。溝通雙方彼此之間的關(guān)系,會影響溝通的結(jié)果與成效,這就是溝通流程中定調(diào)“關(guān)系角度”的重要性。
而每個人因背景、習(xí)慣不同,對個別人或事物也會有既定的“內(nèi)容角度”。我來分享一則小故事,以增強(qiáng)大家對“關(guān)系角度”影響“內(nèi)容角度”的印象。
我小時候家里狀況不好,和兩個妹妹念小學(xué)時,因買不起****的塑料書包,于是做裁縫的母親用客人不用的剩余布料為我們做書包。由于和**規(guī)定的款式不同,我們上學(xué)時擔(dān)心受老師責(zé)備和同學(xué)恥笑,備感壓力。
母親很快便發(fā)現(xiàn)異狀,為此親自到**向校長解釋,請求特別寬容,允許我們用自家的書包。我對母親的作為感到忐忑不安,生怕姊妹三人在**遭受欺凌。
所幸,校長與老師們溝通后,在升旗典禮上宣布我們?nèi)齻€清貧學(xué)生,可以使用母親的愛心書包,并規(guī)定同學(xué)不可私下評論。從此,我們才放心去上學(xué)。
紀(jì)念小學(xué)畢業(yè)40 年的同學(xué)會上,有位同學(xué)提起這事,說她好羨慕我在當(dāng)時那么嚴(yán)格的校規(guī)下,背著特別款式、上面有漂亮蝴蝶結(jié)的書包。
言下之意,這位同學(xué)當(dāng)時的認(rèn)知是,我家必是非富即貴,才能獲此禮遇。而實(shí)際情況正好相反,我們當(dāng)時連**的書包都買不起!
這個故事提醒了我,面對同一問題,真相是什么?眼見的又是什么?尚未探究出事情的本質(zhì)前,認(rèn)知可能與現(xiàn)實(shí)相距甚遠(yuǎn)。
其實(shí),我根本不愿談起書包這段往事,那位同學(xué)卻用她的想象力為這事增添了浪漫色彩。
但辦公室里的認(rèn)知差異,可能就不會這么幸運(yùn)了。辦公室里許多讓自己感到委屈的情境,說穿了大都是由于“認(rèn)知差異”帶來的溝通不暢所致。
不同的“關(guān)系角度”左右溝通的“內(nèi)容角度”,會影響溝通結(jié)果。直白地說,你用什么身份說話,對方用什么身份聽取,直接影響雙方溝通的效果。
畢竟,雙方表達(dá)意見時,每個人都是以自己的“身份立場”決定“說話的出發(fā)點(diǎn)”。